Student Center 3rd Floor Lounge with students

Scheduling Space

As a member of the University, 你可以在学生中心安排名额,先到先到, first-served basis.

The Student Center reserves the right to deny, assign, reassign, 当活动范围超出我们的员工或设施的物理或技术能力时,或终止对团体或会议或活动的空间使用, 或者如果安全问题不能通过合理的人员配置来解决. 如果组织或活动与大学的政策或法规相冲突,预订请求也可能被拒绝. 此外,为了安全起见,十大博彩推荐排名州立大学警察可能会取消或推迟活动.g. 天气(断电或缺水)或安全原因,包括活动正在进行期间. Depending on the circumstances, 合理的尝试可以在另一个空间容纳赞助组织/部门或客户, date, and time.

Please Note: 对于教职员工、学生和外部客人来说,有一个不同的过程.

Faculty/Staff
Step 1

Sign in to 25Live (页面右上角),附上你的十大博彩推荐排名州网号和密码.

Step 2

On the 25Live Home Tab click Event Creation Quick Start

Please Note: 如果您没有登录25Live,系统会提示您登录.

Step 3

Complete the fields that are relevant to your event.

  • Event Name
    • What’s in a name? More than most users may think! 在命名事件时,用户应该记住25Live是一个基于网络的日程安排和日历系统,任何人都可以访问十大博彩推荐排名州立大学网站. In addition, 大学网络服务正在从25Live提取事件信息,以填充网络上的其他大学日历.
    • For this reason, 我们要求用户以他人可以理解的方式命名事件,并尽可能避免首字母缩写.
  • Event Type
    • 用户应该从喜爱的事件类型列表中选择最能描述其事件的事件类型,或者通过单击All event types链接从完整的事件类型列表中选择最能描述其事件的事件类型.
  • Contact Roles
    • 请求方联系人角色用于识别活动的组织者或负责该活动的组织的代表.
    • Scheduler Contact Role用于标识负责25Live中请求的空间的人员.
    • In some cases, users may be both the Requestor and Scheduler. 在这种情况下,只需要输入Requestor Contact Role信息.
  • Primary Organization
    • 用户应该从他们喜欢的组织列表中选择负责该事件的组织或办公室, or search by organization name.
    • Please Note: If the search does not return the expected result, try limiting the search to a key word in the organization name.
  • Additional Organization(s)
    • 用户还可以选择与该事件相关的任何其他组织. Multiple organizations can be selected using this editor.
  • Event Date/Time
    • 用户在此编辑器中选择每个事件的开始和结束日期和时间. Be sure to enter the EXACT start and end times for this date. 用户应该为额外的设置时间、清理时间等添加活动前后的时间. under the ‘Additional Time’ drop down.
    • For one-day events with multiple occurrences (i.e. weekly meetings at the same time), 用户将输入第一次发生的开始日期,然后从下拉框中选择Repeats Ad Hoc,并使用日历工具添加其他日期.
  • Head Count
    • 用户应在“预期”字段中输入其活动的估计出席人数.
  • Locations
    • 用户应该从他们喜欢的位置列表中选择每个事件的位置,或者在公共搜索的类别列表中搜索.
    • Please Note: If the search does not return the expected result, try limiting the search to a key word such as the building name. More than one location can be selected for an event. However, 如果用户需要多个类别的位置,则应单独提交请求, by category. (For example, an event that needs the Student Center, 大学大厅和CELS房间应该分成两个单独的请求. 而在学生中心宴会厅和Rathskeller举办的活动可以放在相同的请求中.)
  • Resources
    • 资源被定义为与特定位置无关的设备或服务.
    • 用户应该从他们喜欢的资源列表中为每个事件选择资源,或者通过选择与事件位置关联的集合进行搜索.
    • Please Note: If the search does not return the expected result, try limiting the search to a key word in the resource name. More than one resource can be selected for an event.
  • Event Description
    • 在这个编辑器中输入的信息将出现在25Live Event Detail视图中. 例如,如果有一个网站的事件,这将是一个理想的位置来显示URL.
  • Categories
    • 事件分类只是25Live对事件数据进行分类的众多方式之一. 用户应该选择适用于特定事件的所有类别.
  • Comments/Setup Requests
    • 此字段旨在为用户提供向调度器发送有关事件的附加指令或注释的机会. This information is only viewable by the scheduler, 请求者和任何服务提供商或为该活动分配的地点和/或资源的批准者.
    • Users should add setup needs (i.e., tables, chairs, microphones, etc.) here whenever possible
Step 4

以下消息应显示在事件保留向导的顶部:您的事件请求已提交审批.

Please Note: 在添加/删除期结束之前,学术空间的活动请求将不被批准.

Step 5

Event confirmation

  • All requests will be entered with a TENTATIVE Event State. 在审批过程中,事件状态将从暂定更改为确认.
  • You will receive an email when the space is confirmed or denied.
Students

Student organizations reserve space through Engage. Please email studentorgevents@eagle1027.com with any questions.

Individual students needing space reserved for class projects (i.e. 电影拍摄)必须有他们的教员通过上面列出的过程提交空间请求.

External Groups

外部用户和赞助的客人可以在收费的学生中心申请空间. Certificates of insurance must be furnished.

External guests should complete the Student Center Rental Inquiry form. For sponsored guests (i.e. conferences), 赞助部门应通过25Live提交申请,并将被告知适当的租金.

What If I Have to Cancel My Event?

Faculty/Staff: 取消活动的最好方法是找到25Live发来的原始确认邮件, 并回复通知调度程序事件已被取消.

Students: Email the Center for Student Involvement at studentorgevents@eagle1027.com if you need to cancel your event.