大学员工弹性工作安排政策
关于本政策
- 生效日期
- 10/28/2021
- 最后一次更新
- 04/11/2024
- 政策的主人
- 大卫·弗农
- 负责办公室
- 人力资源
我:目的
这项政策的目的是为灵活的工作安排制定准则和标准, 需要的文档, 以及确保稳定性的协议, 连续性, 以及大学运作的安全.
全面灵活的工作安排有助于大学推进机构目标，包括招聘和留住优秀员工, 环境可持续性, 财政效率, 同时保持一个充满活力的校园与有效的人员配备和学生的支持, 的同事们, 以及其他重要的校园选区.
本政策至少每年应根据业务需要进行审查和修订, 适用的联邦和州法律.
重要提示: 根据《十大博彩推荐排名》和《十大博彩推荐排名》，本政策与因员工残疾而提出的住宿要求是独立的. 因残疾而提出的住宿要求应根据现行政策提交给人力资源福利部门.
2:定义
备选工作场所:
a work location other than an employee’s Campus Workplace; the most common Alternate Workplace is the home of an employee. 这样的工作场所应该为员工提供一个合适的工作环境, 包括足够的工作空间, 接入可靠的互联网和电话服务, 有限的干扰, 并位于大学的通勤距离内.
校园工作场所:
雇员在十大博彩推荐排名或十大博彩推荐排名州立大学布卢姆菲尔德学院的工作场所, 或在大学租用的地方使用.
可交换的距离:
是否有任何地点支持员工在需要时前往校园的能力, 包括那些可能是远程工作日的日子. 大学工作时间, 在可通勤距离内的员工必须能够在主管的指示下，在合理的提前通知下，不迟于下一个工作日到校园报到.
压缩进度:
将每周的工作天数从5天减少到4天，并更改员工在标准班次之外的上班和下班时间(对许多员工来说)的时间表, (上午8:30至下午4:30). 根据压缩时间表执行的工作职责可以在员工的校园工作场所或替代工作场所进行. 一个工作周的总工作时数不会改变.
弹性工作时间安排:
一种员工在标准班次之外的上班和下班时间变化的时间表(适用于许多员工), (上午8:30至下午4:30). 弹性工作制下的工作职责可以在员工的校园工作场所或替代工作场所进行. 一个工作周的总工作时数不会改变.
弹性工作协议:
记录弹性工作安排(弹性工作时间)条款的文件, 混合或压缩计划, (或两者结合)，由员工同意, 主管兼院长或部门副总裁(院长或部门副总裁也可以是员工的主管). 工作日要求灵活的工作安排 (就业援助PDF)
混合的时间表:
允许符合条件的员工每周在备用工作场所工作一天或多天的时间表.
第三:政策
答:概述
主管负责决定哪些职位和员工有资格享受灵活的工作安排，并在公平的基础上做出决定, 公平的, 并在一致的基础上考虑到单位的需要, 以及对员工在灵活工作安排中取得成功的可能性的评估. 弹性工作制是一些员工和一些职位的自愿工作选择, 但并不适用于所有员工和所有职位. 没有大学员工有权或保证有机会参加灵活的工作安排.
被批准灵活工作安排的员工可以在校园工作场所进行相同的工作, 按照相同的业绩预期和其他商定的条款. 被批准弹性工作安排的员工将被要求填写并获得弹性工作协议请求的批准.
雇员的现有分类, 补偿, 如果员工被批准灵活的工作安排，福利也不会改变. 大学可以将远程工作作为雇佣条件之一, 根据大学的业务需要. 在这种情况下, 这一要求应包括在招聘广告和录用通知中. 大学保留修改或更改任何职位的雇用条件和与职位相关的灵活工作安排的权利.
所有弹性工作安排必须符合适用的联邦和州法律, 集体谈判协议(如适用)和所有大学的政策和程序.
B:合格的职位和雇员
主管将分析职位的性质和工作的执行方式，并确定哪些职位适合指定或批准灵活的工作安排. 适合这类职位的例子包括, but are not limited to: those that are computer-based; those that do not require the performance of in-person activities in a campus location; and those that do not require a high level of coordination or collaboration with 的同事们, 或者与学生进行面对面的互动, 教师, 或者其他员工. 弹性工作制职位的资格将根据单位的需要和主管的判断进行分析.
如果符合条件的员工要求批准弹性工作安排, 主管应确定该员工是否符合条件. 在一般情况下, the following conditions must be met for approval of a flexible work arrangement: the employee has no active disciplinary actions in force; the employee does not have documented unsatisfactory performance, 工作是否在校园内或在弹性工作安排下进行, and; the employee has demonstrated the ability to work productively on his/her own. 对于新员工, 主管可能会要求员工在现场接受一定时间的初始培训，以熟悉同事和校园环境.
评估合格职位和雇员的过程应该是公平、公正和一致的. 在所有情况下, 灵活的工作安排决策必须没有偏见或偏袒, 并且必须与目标一致, 目标, 及大学及个别单位的运作需要.
C:不合格的职位
根据工作要求和工作性质，以下大学职位不符合弹性工作安排:
- 学术事务:教员、临床专家、教学专家和辅助职位
- 学生发展与十大博彩推荐排名:住宿生活, 学生健康中心和大学警察局的职位
- 大学设施:需要在校园内体力劳动或高水平的亲自监督的职位, 与在校园从事体力工作的员工或承包商进行协调或联系.
上述不是一个详尽的清单，并根据大学和部门的需要进行修订.
D:请求和批准
员工可以通过在工作日提交“灵活工作安排请求”来要求灵活的工作安排. 雇员必须解释工作职责如何与提议的安排相适应, 拟议安排的任何潜在影响，以及如何处理这些影响, 以及对他们单位的影响, 供学生或其他受此职位服务的人士使用. 如果员工不确定自己的职位是否符合弹性工作安排的条件，我们鼓励他们在提交弹性工作安排申请之前与主管讨论他们的拟议安排.
主管将审核灵活工作安排的要求, 考虑到具体的工作职责, 单位的具体需要和优先事项, 以及机构的目标和目的. 所有被批准的灵活工作安排必须由员工签署/批准的灵活工作协议请求记录, 主管, 以及Workday的院长或部门副总裁. 这种文件应包括议定安排的具体内容.
大多数混合时间表将包括在学年期间每周在备用工作场所工作不超过两(2)天, 或者每周一天，当大学实施暑期星期五计划时, 在任何时期都可以少待几天. 在备用工作场所工作的两天不能同时是周一和周五. 每周超过两(2)天的混合日程要求需要人力资源副总裁的审查和批准.
如果主管拒绝了灵活工作安排的要求, 职工可以向本单位的系主任或者部门副总裁提出复审. 院长或部门副总裁批准或拒绝该请求的决定将是最终决定.
E:工作期望和管理监督
在弹性工作协议期间, 主管将使用既定的政策和程序为工作表现提供明确的期望. 主管和员工必须协作制定策略，以解决由于灵活的工作安排而产生的任何工作流或覆盖问题. 员工有责任完成职位描述中规定的工作职责, 包括主管分配的其他任务, 进行必要的适当修改.
员工必须确保他们可以(通过电话)联系到, 电子邮件, 以及他们的主管指定的任何其他媒体/平台)，并沟通如何联系他们(在语音邮件或电子邮件签名块中提供联系信息和电话号码)，无论他们是在校园还是在备用工作场所. 员工必须在他们的校园工作空间电话上使用呼叫/语音邮件转发和/或语音邮件信息，以方便访问. 员工必须通过电话会议参加任何会议, Zoom或其他符合部门政策的电子小组会议平台，如果主管要求，可以打开摄像头. 员工在远程工作和参加Zoom或电子小组会议平台时，应穿着专业服装，并遵守大学的其他着装规定.
员工有责任确保他们的备用工作场所提供足够的工作空间，没有干扰和隐私，以确保大学记录的机密性, 有可靠的网络和电话服务, 以及支持灵活工作安排所需的其他条件. (见 弹性工作制安全指南 了解更多信息.)
员工必须在校园内工作，否则这一天将是混合工作日, 替代混合工作日不保证，并由主管酌情决定. 制定休息时间表, 上门服务, 休假申请程序在混合工作日仍然有效, 包括任何因病不能工作的意外情况, 停电或其他应通过大学在线计时系统适当记录的问题(工作日).
F:沟通
频繁的, 主管和员工之间开诚布公的沟通是所有工作安排成功的必要条件. 主管应清楚地传达在灵活或亲自工作安排下工作的绩效和可用性的期望. 员工应该让他们的主管了解任务的进展情况, 包括他们可能遇到的任何挑战或机遇. 灵活的工作安排能否成功取决于有效的沟通, 问责制, 和信任, 主管和员工都有责任.
旅客:设备，办公用品 & 办公空间
配备大学计算机设备(笔记本电脑)的员工, 桌面, 平板电脑, 其中包括 要求 在校园和备用工作场所的所有与工作相关的活动中使用它们. 确保大学档案的安全及保密, 大学提供的任何电脑设备，只可由获授权的雇员使用.
员工应提供他们可能需要或喜欢的任何其他非便携式设备，如办公家具, 手机, 补充监测, 打印机, 扫描仪, 还有互联网连接. 在哪里允许使用个人设备, 员工应安装大学可能要求的软件或其他技术，以确保安全, 问责制, 并根据大学政策提供富有成效的工作.
根据弹性工作安排工作的员工可以使用学校购买的办公用品. 学校为支持弹性工作协议而提供的任何设备或办公用品必须在弹性工作安排终止后归还校园. 在备用工作场所使用的大学设备必须在灵活工作安排请求中列出.
采用灵活的工作安排将为十大博彩推荐排名和布卢姆菲尔德校区提供重新部署和重新利用办公空间的机会, 以及大学租用的空间. 参加混合时间表和替代工作场所的员工应该预料到，学校将采用灵活的办公室替代方案，以适应在工作周内可能在校园工作的有限天数的员工.
H:大学政策与信息安全
无论是在校园工作场所还是在其他工作场所工作，员工都必须遵守学校的所有政策. 遵从资讯科技, 数据安全, 在备用工作场所工作时，财务控制政策尤为重要. 员工必须遵守大学的政策才能连接到大学的网络, 随时访问数据和访问应用程序. 员工不得在个人设备上复制任何学校拥有的软件或敏感数据，除非学校政策明确允许(例如下载杀毒软件或Microsoft Office软件)。. 符合大学现行政策, 员工不得利用学校资源从事个人事务, 包括在另一个工作场所工作.
敏感信息(定义见 数据分类和处理策略)，只应使用大学发出的电脑装置，而该等电脑装置已作安全配置，以供查阅资料. 使用个人计算设备的员工只有在确保他们的个人计算设备符合大学的安全政策的情况下，才能有限地进入或访问敏感数据(例如辅助上传其班级的成绩), 除了员工，任何人都不能访问机密记录.
I:混合工作成本
对于员工使用替代工作地点(包括员工的家)和进行混合工作所产生的费用，学校没有义务承担责任, 包括但不限于:运营成本, 维护, 设备, 材料, 互联网或电信连接, 空间改造, 或雇员产生的任何其他费用.
J:责任
员工在混合计划下使用的备用工作场所是校园工作场所的扩展. 新泽西州将决定:1)在批准的混合计划期间和员工的替代工作场所，大学对工作相关事故的责任是否继续存在, 2)雇员在替代工作场所实际履行公务过程中受伤，受新泽西州《十大博彩推荐排名》的保护. 然而, 对于因弹性工作安排而对员工造成的不动产或个人财产损失，学校不承担任何责任.
如果工伤发生在混合计划工作时间, 然后，员工将立即向主管报告受伤情况. 员工和主管应遵守学校关于员工工伤报告的政策. 新泽西州和十大博彩推荐排名州立大学不对家庭成员的任何伤害负责, 游客, 以及其他员工的备用工作场所. 员工不得在备用工作场所接待商务客人或学生.
在法律允许的范围内, 员工不得试图让大学或新泽西州对与员工非工作相关的使用其备用工作场所的任何方式相关的任何损失或责任负责, 或家里. 雇员有责任联系他们的保险代理人, 税务顾问或其他顾问, 并咨询当地法规, 浏览有关替代工作地点的资料.
K:守时
批准的弹性工作协议将记录员工的工作天数/小时. 所有大学的政策和程序, 包括考勤报告和请假时间, 在弹性工作安排期间继续申请. 主管负责确保员工履行弹性工作协议中规定的工作职责，并准确及时地提交考勤数据. The 大学 compensates fixed workweek employees for hours worked; 主管y approval is 要求 in advance for overtime for fixed workweek employees, 未经批准，不得加班.
L:制度效率与文化
当审查请求时, 在最初和持续的基础上, 监事, 院长和副校长必须考虑灵活的工作安排对大学其他部门的影响，因为职位和员工经常与其他部门互动. 还应考虑如何灵活安排工作, 总的来说, 是否会影响机构的文化和合作的机会，而合作最好是通过面对面的互动来培养的. 例如, 定期举行面对面的工作人员会议或其他与工作有关的活动，以鼓励人际交往和加强合作，可能是有益的.
男:审查和修改
经批准的灵活工作协议可因情况变化或其他大学目的而随时修改或终止. These agreements are a voluntary work alternative and not a term of employment; employees should have no expectation that any Flexible Work Arrangement will continue for their position for any particular period of time unless otherwise specified by the 大学. 如果弹性工作协议发生变更或撤销，学校将至少提前两周通知员工.
所有灵活的工作安排都必须至少每年进行一次正式审查，并且在主管和员工之间进行更频繁的非正式审查. The 主管 and employee should discuss the status of the flexible work arrangement in order to evaluate whether established job duty 目标 and deliverables are clear and understood by both parties; project standards are delineated and performance is measured against defined standards; the employee’s performance and overall contribution to unit 目标 can be and is evaluated, and; adjustments to enhance overall productivity need to be identified and implemented.
短期灵活安排
然而，由于业务需要或员工的特定职责，常规的灵活工作安排可能并不适用于所有职位, 在某些情况下，主管和员工可能会同意为符合条件的职位提供短期灵活的工作安排.
员工可以要求批准混合时间表工作，或者在与主管达成协议的情况下，最多一个月(或更短的时间)改变他们的到达/离开时间. 这些要求必须以书面形式(电子邮件是可接受的)提前给主管，批准必须由主管书面确认. 请求不应该被批准吗, 员工无法报到上班, 根据现有的人力资源政策，员工需要申请休假.
任何超过一个月的灵活安排要求都必须提交灵活工作协议. 主管必须确保没有加班(未经事先书面批准)的短期灵活安排.
O:在新泽西州以外的地方工作或在通勤距离内工作
远程工作协议必须指定备选工作场所的位置，该位置将在新泽西州或可通勤距离内. 以确保遵守所有适用的法律, 考虑到新泽西州以外工作的请求, 需要人力资源和大学顾问的审查和批准. 在没有得到充分批准的灵活工作安排要求的情况下，在可通勤距离以外的备用工作场所工作，将导致该安排的终止.
P:政策例外
这一政策的例外情况可以公平地考虑, 公平的, 和一致的基础，并需要院长或副校长的批准，并由高级副校长或人力资源副校长同意.